Arbeitsvertrag Muster für Kleinbetriebe: Pflichtinhalte, Gliederung und unwirksame Klauseln

Form: Was mündlich, per E-Mail oder nur mit Unterschrift geht

Das BGB schreibt für den Abschluss eines unbefristeten Arbeitsvertrags keine Form vor. Wer sich mündlich über Tätigkeit, Lohn und Beginn einigt, hat einen wirksamen Vertrag. Das Nachweisgesetz verpflichtet den Arbeitgeber aber, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, zu unterzeichnen und auszuhändigen (§ 2 Abs. 1 Satz 1 NachwG). Ein vollständiger Arbeitsvertrag, der alle Angaben enthält, ersetzt diesen Nachweis (§ 2 Abs. 5 NachwG). Deshalb ist der schriftliche Vertrag im Kleinbetrieb der einfachste Weg, beide Pflichten in einem Dokument zu erfüllen.

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz darf der Nachweis seit dem 1. Januar 2025 auch in Textform nach § 126b BGB erstellt und elektronisch übermittelt werden. Drei Bedingungen müssen erfüllt sein: Das Dokument ist für die beschäftigte Person zugänglich, es kann gespeichert und ausgedruckt werden, und der Arbeitgeber fordert mit der Übermittlung einen Empfangsnachweis an (§ 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG). Verlangt die beschäftigte Person trotzdem eine unterschriebene Papierfassung, ist sie unverzüglich auszuhändigen (Satz 3). Die Erleichterung gilt nicht für Beschäftigte in den Wirtschaftsbereichen des § 2a Abs. 1 SchwarzArbG (§ 2 Abs. 1 Satz 6 NachwG).

Für die Praxis bedeutet das: Ein Arbeitsvertrag als PDF per E-Mail ist im Büro, im Einzelhandel oder in der Arztpraxis heute zulässig, sofern Empfangsbestätigung und Speicherbarkeit gesichert sind. Ein Café, ein Malerbetrieb oder ein Friseursalon sollte weiterhin auf Papier mit Unterschrift setzen. Enthält der Vertrag eine Befristung, entscheidet ohnehin § 14 Abs. 4 TzBfG – welche Fehler dabei einen Vertrag unbefristet machen, erklärt der Beitrag zum befristeten Arbeitsvertrag.

Die 15 Pflichtangaben nach § 2 NachwG

§ 2 Abs. 1 Satz 7 NachwG zählt auf, was mindestens in den Nachweis gehört. Die folgende Übersicht ordnet jede Angabe einer Stelle im Vertrag zu und nennt, worauf ein kleiner Betrieb besonders achten sollte.

Die Angaben müssen gestaffelt vorliegen: Entgelt, Arbeitszeit und Vertragsparteien am ersten Arbeitstag, Beginn, Ort, Tätigkeit, Probezeit, Abruf und Überstunden bis zum siebten Kalendertag, der Rest spätestens einen Monat nach Beginn (§ 2 Abs. 1 Satz 9 NachwG). Wie sich das in den ersten Wochen organisieren lässt, zeigt der Beitrag zum Onboarding neuer Mitarbeiter. Wer den kompletten Vertrag vor dem ersten Tag aushändigt, muss sich um die Staffelung nicht kümmern.

Muster-Gliederung eines Arbeitsvertrags

Die folgende Gliederung ist kein ausformulierter Vertrag, sondern eine Struktur, an der sich ein eigener Entwurf oder eine gekaufte Vorlage prüfen lässt. Sie deckt alle Pflichtangaben ab und ergänzt die Regelungen, die sich im kleinen Betrieb bewährt haben. Tarifgebundene Betriebe müssen zusätzlich die Vorgaben ihres Tarifvertrags übernehmen.

Eine Vertragsstrafe, ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot oder Rückzahlungsklauseln für Fortbildungskosten gehören nur dann in den Vertrag, wenn es dafür einen konkreten Anlass gibt. Jede zusätzliche Klausel ist eine zusätzliche Fehlerquelle, und ein Wettbewerbsverbot ist nach § 74 Abs. 2 HGB nur verbindlich, wenn für seine Dauer eine Entschädigung von mindestens der Hälfte der zuletzt bezogenen Vergütung zugesagt wird.

Arbeitszeit regeln: Stunden, Dienstplan und Abruf

Für Betriebe mit Dienstplan ist § 2 Abs. 1 Satz 7 Nr. 8 NachwG der Kern des Vertrags. Anzugeben sind die vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten und – bei Schichtarbeit – das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen. Eine allgemeine Formulierung wie „Arbeitszeit nach betrieblichen Erfordernissen“ reicht dafür nicht. Brauchbar ist eine Regelung, die drei Ebenen trennt: den Umfang (etwa 30 Wochenstunden), die Verteilung (etwa Montag bis Samstag nach Dienstplan, Früh- und Spätschicht im Wechsel) und das Verfahren (Dienstplan wird spätestens zwei Wochen im Voraus bekanntgegeben, Änderungen nur aus betrieblichen Gründen mit einer bestimmten Vorlaufzeit).

Die gesetzlichen Grenzen kann der Vertrag nicht erweitern: höchstens acht Stunden werktäglich, bis zu zehn Stunden nur mit Ausgleich auf durchschnittlich acht Stunden innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen (§ 3 ArbZG), Pausen von 30 Minuten bei mehr als sechs und 45 Minuten bei mehr als neun Stunden (§ 4 ArbZG) und elf Stunden Ruhezeit (§ 5 ArbZG). Ein Hinweis auf diese Regeln im Vertrag ist sinnvoll, weil die Ruhepausen ohnehin zu den Pflichtangaben gehören.

Arbeit auf Abruf und flexible Stunden

Viele Kleinbetriebe vereinbaren mit Aushilfen „Einsatz nach Bedarf“. Rechtlich ist das Arbeit auf Abruf nach § 12 TzBfG mit strengen Vorgaben. Der Vertrag muss eine bestimmte wöchentliche und tägliche Arbeitszeit festlegen. Fehlt die Wochenarbeitszeit, gelten 20 Stunden als vereinbart; fehlt die tägliche Dauer, muss der Arbeitgeber jeweils mindestens drei Stunden am Stück abrufen (§ 12 Abs. 1 TzBfG). Bei einer vereinbarten Mindestarbeitszeit dürfen höchstens 25 Prozent zusätzlich abgerufen werden, bei einer Höchstarbeitszeit höchstens 20 Prozent weniger (Abs. 2). Die beschäftigte Person muss nur arbeiten, wenn ihr die Lage der Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus mitgeteilt wird (Abs. 3). Wer eine Minijobberin ohne Stundenzahl beschäftigt, schuldet damit unter Umständen den Lohn für 20 Wochenstunden – mit Folgen für die Geringfügigkeitsgrenze. Mehr dazu im Beitrag zu Minijobbern und Aushilfen.

Probezeit und Kündigungsfristen

Während einer vereinbarten Probezeit, längstens sechs Monate, kann mit einer Frist von zwei Wochen zu jedem beliebigen Tag gekündigt werden (§ 622 Abs. 3 BGB). Die Probezeit muss ausdrücklich vereinbart sein; ohne Vereinbarung gilt von Beginn an die Grundkündigungsfrist von vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende (§ 622 Abs. 1 BGB). Wie die Fristen ab Zugang berechnet werden, zeigt der Beitrag zur Kündigungsfrist in der Probezeit.

Für Kleinbetriebe enthält § 622 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 BGB eine wenig bekannte Erleichterung: Beschäftigt der Arbeitgeber in der Regel nicht mehr als 20 Arbeitnehmer (ohne Auszubildende, Teilzeitkräfte bis 20 Stunden zählen 0,5, bis 30 Stunden 0,75), darf einzelvertraglich eine Grundkündigungsfrist von vier Wochen ohne festen Endtermin vereinbart werden, also ohne Bindung an den 15. oder das Monatsende. Die verlängerten Fristen nach Betriebszugehörigkeit (§ 622 Abs. 2 BGB) bleiben davon unberührt. Für die beschäftigte Person darf keine längere Frist gelten als für den Arbeitgeber (§ 622 Abs. 6 BGB); eine Klausel, nach der sich die Fristen für beide Seiten gleichermaßen verlängern, ist zulässig. Die vollständige Fristentabelle steht im Beitrag zu den Kündigungsfristen.

Überstundenklausel: was das BAG akzeptiert

Eine Pflicht zu Überstunden besteht nur, wenn sie vereinbart ist oder ein echter Notfall vorliegt. Der Vertrag sollte deshalb die Anordnungsbefugnis regeln, also Voraussetzungen (etwa unvorhersehbarer Personalausfall, saisonale Spitzen) und einen Höchstumfang. Diese Angabe ist seit 2022 auch Teil des Nachweises (§ 2 Abs. 1 Satz 7 Nr. 10 NachwG). Getrennt davon ist zu regeln, wie Überstunden ausgeglichen werden.

Auch eine bezifferte Pauschale hat eine Untergrenze: Das Monatsentgelt geteilt durch alle tatsächlich gearbeiteten Stunden darf den gesetzlichen Mindestlohn nicht unterschreiten. Er beträgt seit dem 1. Januar 2026 13,90 Euro brutto je Stunde und steigt am 1. Januar 2027 auf 14,60 Euro (Fünfte Mindestlohnanpassungsverordnung). Vereinbarungen, die den Mindestlohn unterschreiten, sind insoweit unwirksam (§ 3 MiLoG). Wie Überstunden ausgezahlt oder in Freizeit ausgeglichen werden und wann sie verfallen, erklärt der Beitrag Überstunden auszahlen oder abfeiern.

Typische unwirksame Klauseln

Vorformulierte Arbeitsverträge sind Allgemeine Geschäftsbedingungen. Sie unterliegen der Inhaltskontrolle nach §§ 305 ff. BGB, wobei die Besonderheiten des Arbeitsrechts angemessen zu berücksichtigen sind (§ 310 Abs. 4 Satz 2 BGB). Eine unwirksame Klausel wird nicht auf das gerade noch Zulässige reduziert, sondern entfällt in der Regel ganz; an ihre Stelle tritt das Gesetz. Diese Klauseln fallen besonders häufig durch:

Wer einen älteren Mustervertrag weiterverwendet, sollte mindestens Ausschlussfristen, Überstundenregelung und Schriftformklausel prüfen. Für bestehende Verträge gilt: Unwirksame Klauseln schaden dem Arbeitgeber, nicht der beschäftigten Person – auf eine unwirksame Ausschlussfrist kann sich der Arbeitgeber nicht berufen, die beschäftigte Person aber darf ihre Ansprüche trotzdem geltend machen.

Checkliste vor der Unterschrift

• Branche prüfen: Fällt der Betrieb unter § 2a Abs. 1 SchwarzArbG? Dann Vertrag auf Papier mit Unterschrift aushändigen, keine reine Textform.
• Befristung? Dann Schriftform beider Seiten vor dem ersten Arbeitstag und Kündigungsklausel aufnehmen.
• Alle 15 Angaben enthalten? Besonders Entgeltbestandteile einzeln, Schichtsystem, Überstundenanordnung und Hinweis auf die Klagefrist.
• Arbeitszeit konkret? Wochenstunden, Verteilung, Dienstplanvorlauf; bei Aushilfen Mindeststunden statt „nach Bedarf“.
• Probezeit ausdrücklich vereinbart und höchstens sechs Monate lang; bei bis zu 20 Beschäftigten ggf. vier Wochen ohne Endtermin vereinbaren.
• Überstunden: Anordnung mit Voraussetzungen, Ausgleich geregelt, Pauschale nur beziffert und mindestlohnfest.
• Ausschlussfrist: mindestens drei Monate, Textform, Mindestlohn und Vorsatzhaftung ausgenommen – oder ganz weglassen.
• Bei Textform: PDF speicher- und druckbar übermitteln und Empfangsbestätigung anfordern und aufbewahren.
• Keine Schriftformfalle: keine doppelte Schriftformklausel, Vorrang von Individualabreden aufnehmen.

Vom Vertrag in Dienstplan und Zeiterfassung

Was im Vertrag steht, wird im Alltag erst über Dienstplan und Stundenkonto wirksam. Die vereinbarten Wochenstunden sind das Soll, gegen das Plus- und Minusstunden gerechnet werden; der Urlaubsanspruch aus dem Vertrag ist der Startwert des Urlaubskontos; das vereinbarte Schichtsystem bestimmt, welche Schichten geplant werden dürfen. Seit dem Beschluss des BAG vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen; für Minijobs und die Branchen nach § 2a SchwarzArbG verlangt § 17 MiLoG zusätzlich die Aufzeichnung binnen sieben Tagen. Hintergründe auf der Seite zur Zeiterfassungspflicht.

Daraus ergeben sich drei praktische Prüfpunkte: Stimmen die im System hinterlegten Wochenstunden mit dem Vertrag überein? Entspricht die geplante Lage der Schichten dem vertraglich vereinbarten Rhythmus und Vorlauf? Und werden Überstunden über die vertraglich erlaubte Grenze hinaus sichtbar, bevor sie entstehen? Ein Planungs- und Zeiterfassungssystem nimmt keine Vertragsprüfung ab, macht Abweichungen aber früh erkennbar. Im Systemvergleich stehen mehrere Lösungen nebeneinander; in Aplano etwa werden Wochenstunden, Stundenkonten, Urlaubskonten und Dienstplan gemeinsam geführt, Zeiterfassung ist im Pro-Tarif zu 4,50 Euro pro Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt. enthalten.

Die Muster-Gliederung ersetzt keinen geprüften Vertrag. Bei Tarifbindung, Wettbewerbsverboten, variabler Vergütung oder Rückzahlungsklauseln ist arbeitsrechtliche Beratung sinnvoll.