Onboarding neuer Mitarbeiter: Checkliste vom Vertrag bis zum Ende der Probezeit

Onboarding und Einarbeitung: was gemeint ist

In großen Unternehmen ist Onboarding ein Prozess mit eigener Abteilung, Willkommensmappe und Schulungsplan. Im Kleinbetrieb mit fünf oder acht Beschäftigten erledigt die Inhaberin das nebenher, meist zwischen Kundentermin und Lohnabrechnung. Gerade deshalb lohnt eine feste Reihenfolge: Die rechtlichen Pflichten haben Fristen, die teils schon vor dem ersten Arbeitstag ablaufen, und Versäumnisse lassen sich später nur mühsam reparieren.

Der Beitrag unterscheidet zwei Ebenen. Die formale Ebene umfasst Nachweise, Meldungen, Unterweisungen und Datenschutz – hier gibt das Gesetz Inhalte und Termine vor. Die fachliche und soziale Ebene ist die eigentliche Einarbeitung: Aufgaben, Abläufe, Kolleginnen und Kollegen, Dienstplan und Zeiterfassung. Ein ausgearbeiteter Einarbeitungsplan als Tabelle ist dafür ein nützliches Werkzeug; hier geht es um die Gesamtcheckliste, in die ein solcher Plan eingebettet wird.

Die vier Phasen im Überblick

Die Einteilung folgt den gesetzlichen Fristen. Wer die Phasen einhält, erfüllt die Pflichten fast automatisch in der richtigen Reihenfolge.

Preboarding: von der Unterschrift bis zum ersten Arbeitstag

Zwischen Zusage und Arbeitsbeginn liegen im Kleinbetrieb oft nur wenige Tage. In dieser Zeit fallen die meisten Pflichten an.

Arbeitsbedingungen nachweisen

Das Nachweisgesetz verlangt, dass der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen niederlegt, unterzeichnet und aushändigt. Seit der Reform 2022 sind die Fristen gestaffelt (§ 2 Abs. 1 Satz 9 NachwG):

Praktisch heißt das: Ein vollständiger schriftlicher Arbeitsvertrag, der alle 15 Punkte enthält und vor dem ersten Tag ausgehändigt wird, erledigt die Pflicht in einem Schritt (§ 2 Abs. 5 NachwG). Verstöße sind eine Ordnungswidrigkeit mit Bußgeld bis zu 2.000 Euro (§ 4 NachwG).

Textform seit 2025: Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz ist seit dem 1. Januar 2025 auch ein Nachweis in Textform zulässig, etwa als PDF per E-Mail – vorausgesetzt, das Dokument ist für die beschäftigte Person zugänglich, kann gespeichert und ausgedruckt werden, und der Arbeitgeber fordert einen Empfangsnachweis an. Zwei Einschränkungen sind für Kleinbetriebe wichtig. Erstens kann die beschäftigte Person jederzeit eine unterschriebene Niederschrift auf Papier verlangen, die dann unverzüglich auszuhändigen ist. Zweitens gilt die Erleichterung nicht in den Branchen nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG, darunter Bau, Gaststätten und Beherbergung, Gebäudereinigung, Spedition und Logistik sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe. Dort bleibt es bei der Schriftform. Unabhängig davon braucht eine Befristung die Schriftform nach § 14 Abs. 4 TzBfG; welche Fehler dabei einen Vertrag unbefristet machen, zeigt der Beitrag zum befristeten Arbeitsvertrag.

Stammdaten und Meldungen

Für Lohnabrechnung und Sozialversicherung braucht der Betrieb Steuer-ID, Rentenversicherungsnummer, Krankenkasse und Bankverbindung. Welche Felder Pflicht sind und welche Fragen tabu, erklärt der Beitrag zum Personalfragebogen. Wichtig ist der Zeitpunkt: In den elf Branchen nach § 28a Abs. 4 SGB IV muss der Beschäftigungsbeginn spätestens bei Arbeitsaufnahme per Sofortmeldung an die Datenstelle der Rentenversicherung gehen. In denselben Branchen muss der Arbeitgeber jede neue Kraft vor dem ersten Einsatz nachweislich und schriftlich darauf hinweisen, dass sie ihren Ausweis mitzuführen hat, und diesen Hinweis aufbewahren (§ 2a Abs. 2 SchwarzArbG). Die reguläre Anmeldung nach der DEÜV folgt mit der ersten Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn (§ 6 DEÜV).

Wer mit Lebensmitteln arbeitet – Küche, Bäckerei, Imbiss –, darf erstmals nur beschäftigt werden, wenn eine höchstens drei Monate alte Bescheinigung des Gesundheitsamts über die Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz vorliegt (§ 43 Abs. 1 IfSG). Die Bescheinigung gehört vor dem ersten Arbeitstag auf den Tisch, nicht danach.

Arbeitsplatz und Dienstplan vorbereiten

Zum Preboarding gehören auch die praktischen Dinge: Schlüssel, Arbeitskleidung, Zugänge zu Kasse, E-Mail oder Kundensoftware, ein Platz im Dienstplan der ersten Wochen und ein Konto in der Zeiterfassung. Neue Kräfte sollten in den ersten Schichten nicht allein eingeteilt sein. Wer den Dienstplan rechtzeitig mitschickt, beantwortet die häufigste Frage vor dem Start – wann und wie lange – gleich mit.

Der erste Tag: Unterweisung, Datenschutz, Zeiterfassung

Am ersten Tag stehen drei Pflichten an, die oft untergehen, weil sich alles um die eigentliche Arbeit dreht.

Unterweisung nach § 12 ArbSchG. Der Arbeitgeber muss neue Beschäftigte bei der Einstellung und vor Aufnahme der Tätigkeit über Sicherheit und Gesundheitsschutz unterweisen – während der Arbeitszeit, bezogen auf den konkreten Arbeitsplatz. Dazu gehören Fluchtwege, Erste Hilfe und Verbandkasten, Brandschutz, der Umgang mit Maschinen, Messern oder Reinigungsmitteln und das Verhalten bei Unfällen. Grundlage ist die Gefährdungsbeurteilung. Nach § 4 DGUV Vorschrift 1 ist die Unterweisung mindestens einmal jährlich zu wiederholen und zu dokumentieren; eine Unterschrift der unterwiesenen Person mit Datum und Themen genügt. Im Lebensmittelbereich kommt die Belehrung durch den Arbeitgeber nach Aufnahme der Tätigkeit hinzu, danach alle zwei Jahre, ebenfalls dokumentiert (§ 43 Abs. 4 IfSG).

Verpflichtung auf Vertraulichkeit. Wer mit Kundendaten, Patientendaten oder Personaldaten arbeitet, darf diese nur auf Weisung verarbeiten (Art. 29 DSGVO), und der Arbeitgeber muss dafür sorgen, dass das so ist (Art. 32 Abs. 4 DSGVO). Ein Formular schreibt die DSGVO nicht vor; üblich und als Nachweis sinnvoll ist eine schriftliche Verpflichtung auf Vertraulichkeit mit einem kurzen Merkblatt. Zugleich erhält die neue Kraft die Datenschutzinformation nach Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung ihrer eigenen Daten. Was für die Zeitdaten selbst gilt, beschreibt der Beitrag zu Zeiterfassung und Datenschutz.

Zeiterfassung erklären. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) muss der Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen; das gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Für Minijobber und Beschäftigte in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG verlangt § 17 MiLoG ausdrücklich Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, aufgezeichnet bis zum Ablauf des siebten Tages nach der Arbeitsleistung und zwei Jahre aufbewahrt. Ein Referentenentwurf des BMAS vom Juni 2026 sieht eine grundsätzlich elektronische Erfassung vor, ist mit Stand November 2026 aber kein geltendes Recht. Die neue Kraft sollte am ersten Tag wissen: wie sie stempelt oder einträgt, wie Pausen gebucht werden, wer Korrekturen freigibt und wo sie ihr Stundenkonto sieht. Die erste Buchung gleich gemeinsam zu machen, verhindert wochenlange Lücken. Was Betriebe dieser Größe konkret brauchen, steht im Beitrag Zeiterfassung bis 10 Mitarbeiter.

Die erste Woche: Einarbeitung mit Plan

Bis zum siebten Kalendertag müssen auch Beginn, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Probezeit und Überstundenregel nachgewiesen sein. Wer am ersten Tag nur ein Kurzschreiben ausgehändigt hat, holt das jetzt nach.

Fachlich hat sich im kleinen Team eine feste Ansprechperson bewährt, die nicht die Chefin ist: eine erfahrene Kollegin, die Fragen ohne Hemmschwelle beantwortet. Die Einarbeitung folgt am besten einer Liste der Aufgaben, die in der ersten, zweiten und vierten Woche sitzen sollen. Am Ende der Woche steht ein kurzes Gespräch: Was läuft, was fehlt, passt der Dienstplan? Bei dieser Gelegenheit lohnt der Blick auf die erfassten Zeiten der ersten Tage. Fehlende Pausen, vergessene Ausstempelungen oder Mehrarbeit ohne Absprache fallen jetzt auf und lassen sich mit einem Satz klären, statt am Monatsende im Lohn zu landen.

Erster Monat bis Ende der Probezeit

Spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn müssen die übrigen Angaben nach dem Nachweisgesetz vorliegen, darunter Urlaubsdauer und das Kündigungsverfahren einschließlich Schriftform, Fristen und Klagefrist. Spätestens nach sechs Wochen ist die Anmeldung zur Sozialversicherung fällig, in der Regel mit der ersten Abrechnung.

Für die Probezeit gelten einige Regeln, die Arbeitgeber im Kleinbetrieb kennen sollten:

• Kündigungsfrist: Während einer vereinbarten Probezeit von höchstens sechs Monaten kann mit zwei Wochen gekündigt werden (§ 622 Abs. 3 BGB). Die Probezeit muss ausdrücklich vereinbart sein. Wie die Frist ab Zugang berechnet wird, zeigt der Beitrag zur Kündigungsfrist in der Probezeit.
• Befristete Verträge: Die Probezeit muss im Verhältnis zur erwarteten Dauer der Befristung und zur Art der Tätigkeit stehen (§ 15 Abs. 3 TzBfG).
• Urlaub: Der volle Urlaubsanspruch entsteht erst nach sechs Monaten (§ 4 BUrlG); davor entsteht nach § 5 BUrlG Teilurlaub von einem Zwölftel je vollem Monat, etwa wenn die Person vor Ablauf der Wartezeit ausscheidet oder die Wartezeit im laufenden Kalenderjahr nicht mehr erfüllen kann.
• Krankheit: Entgeltfortzahlung besteht erst nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses (§ 3 Abs. 3 EFZG); Details im Beitrag zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.
• Kündigungsschutz: In Betrieben mit in der Regel mehr als zehn Arbeitnehmern greift das Kündigungsschutzgesetz nach sechs Monaten. Darunter gilt es auch danach nicht; die Einordnung steht im Beitrag zum Kündigungsschutz im Kleinbetrieb.

Ein strukturiertes Gespräch zur Halbzeit und eines rund vier Wochen vor Ende der Probezeit geben beiden Seiten Zeit, Probleme zu klären oder eine Entscheidung vorzubereiten. Für Aufbau und Gesprächsführung hilft der Leitfaden zum Mitarbeitergespräch.

Checkliste: Onboarding im Kleinbetrieb

Die Tabelle fasst die Schritte mit Zeitpunkt und Grundlage zusammen. Branchenspezifische Punkte sind gekennzeichnet.

Typische Fehler im Kleinbetrieb

• Mündlicher Start: Die neue Kraft arbeitet „erst mal zur Probe“, der Vertrag kommt später. Das verletzt die Fristen des Nachweisgesetzes; bei einer Befristung ohne vorherige Schriftform entsteht ein unbefristetes Arbeitsverhältnis.
• Textform in der falschen Branche: Der Vertrag geht per E-Mail an eine Küchenhilfe oder einen Bauhelfer. In den Branchen nach § 2a SchwarzArbG genügt das nicht.
• Sofortmeldung vergessen: In Gastronomie, Bau oder Reinigung wird erst zum Monatsende angemeldet. Bei einer Prüfung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit fällt das sofort auf; welche Unterlagen der Zoll sehen will, steht im Beitrag zur Zollprüfung.
• Probezeit nicht vereinbart: Ohne Vereinbarung gilt die verkürzte Frist von zwei Wochen nicht, sondern die Grundfrist von vier Wochen.
• Unterweisung ohne Nachweis: Die Unterweisung findet statt, wird aber nicht dokumentiert. Nach einem Arbeitsunfall lässt sie sich dann nicht belegen.
• Zeiten erst nach Wochen erfasst: Die neue Kraft hat noch keinen Zugang, die Stunden werden auf Zetteln gesammelt und später nachgetragen. Bei Minijobs reißt das schnell die Sieben-Tage-Frist des § 17 MiLoG und erschwert den Blick auf die Verdienstgrenze von 603 Euro.
• Kein Feedback bis zum letzten Tag: Probleme werden erst angesprochen, wenn die Probezeit fast vorbei ist. Dann bleibt nur Kündigung oder Weiterbeschäftigung, aber keine Zeit mehr zum Nachsteuern.

Zeiterfassung und Dienstplan als Teil des Onboardings

Für die neue Kraft sind Dienstplan und Zeiterfassung oft der erste Kontakt mit den Abläufen des Betriebs. Klare Regeln von Anfang an – wann geplant wird, wie Schichten getauscht werden, wie Pausen gebucht werden – ersparen spätere Diskussionen. Technisch genügt eine Lösung, die ohne IT-Abteilung auskommt und auf dem eigenen Smartphone oder einem Tablet im Betrieb läuft; Wege dorthin beschreibt der Leitfaden zum Einführen der Zeiterfassung.

In Aplano lassen sich neue Beschäftigte mit Personalakte, Sollstunden und Qualifikationen anlegen; Dienstplan, Zeiterfassung per App, Browser oder Tablet-Stempeluhr und Stundenkonto laufen im selben System. Zeiterfassung ist im Pro-Tarif enthalten, der 4,50 Euro pro Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt. kostet und sich 14 Tage ohne Kreditkarte testen lässt. Andere Systeme für kleine Teams stellt der Systemvergleich gegenüber.