Glossar: Zeiterfassung im Kleinbetrieb

Arbeit auf Abruf

Arbeitsmodell nach § 12 TzBfG, bei dem Arbeitseinsätze variabel abgerufen werden. Die Lage der Arbeitszeit ist mindestens vier Tage im Voraus anzukündigen; kurzfristigere Abrufe müssen Beschäftigte grundsätzlich nicht übernehmen.

Arbeitszeitkonto

Saldo aus geschuldeter und tatsächlich geleisteter Arbeitszeit. Regeln zu Ausgleich, Obergrenzen und Freigaben sollten betrieblich feststehen.

Arbeitszeiterfassung

Systematische Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit.

Auswertungszeitraum

Woche, Monat oder anderer Zeitraum, für den Zeiten geprüft, saldiert und abgeschlossen werden.

Änderungsprotokoll

Nachweis, welcher Wert wann und durch wen geändert wurde. Er erhöht die Nachvollziehbarkeit von Korrekturen.

Aufzeichnungspflicht

Pflicht des Arbeitgebers, Arbeitszeiten zu dokumentieren. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt die Aufzeichnung der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Zeit mit zweijähriger Aufbewahrung; nach dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) ist die Erfassung der Arbeitszeit insgesamt verpflichtend.

Browser-Erfassung

Ein- und Ausstempeln oder Eintragen über eine Webanwendung ohne installierte Mitarbeiter-App.

Dienstplan

Vorausschauende Zuordnung von Arbeitszeiten und Aufgaben. Er zeigt Soll-Zeiten; Zeiterfassung dokumentiert das Ist.

Geofencing

Virtuelle Ortsgrenze, die einen Stempelvorgang an einem definierten Einsatzort erlauben oder kennzeichnen kann.

Ist-Zeit

Tatsächlich geleistete Arbeitszeit nach Berücksichtigung von Beginn, Ende und Pausen.

Kiosk / Station

Gemeinsames Gerät am Arbeitsort, über das mehrere Beschäftigte nacheinander stempeln.

Korrekturbuchung

Nachträgliche Änderung einer Zeit, etwa nach vergessenem Ausstempeln. Grund und Freigabe sollten nachvollziehbar sein.

Minijob-Aufzeichnung

Besondere Dokumentationspflicht nach § 17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit von Minijobbern sind spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Mitbestimmung

Beteiligungsrecht des Betriebsrats nach § 87 BetrVG, unter anderem bei Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, bei Pausen sowie bei der Einführung technischer Einrichtungen zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle – dazu zählen auch Zeiterfassungssysteme.

Pausenzeit

Unterbrechung, die nicht zur Arbeitszeit zählt. Ob automatisch oder aktiv gebucht wird, muss zum tatsächlichen Ablauf passen.

Projektzeiterfassung

Zuordnung von Zeiten zu Kunden, Projekten oder Aufgaben für Kalkulation und Abrechnung; nicht identisch mit der gesetzlichen Arbeitszeiterfassung.

RFID

Kontaktlose Identifikation per Chip oder Karte an einer Station. Das Verfahren ersetzt nicht die Regeln hinter dem Stempelvorgang.

Ruhezeit

Zeitspanne zwischen zwei Arbeitseinsätzen. Das Arbeitszeitgesetz sieht grundsätzlich elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit vor; Ausnahmen sind gesondert geregelt.

Soll-Zeit

Arbeitszeit, die sich aus Vertrag, Modell oder Dienstplan ergibt.

Stempeluhr

Oberbegriff für ein System, das Beginn und Ende per Zeitstempel festhält – mechanisch, digital oder per App.

Überstunden

Arbeitszeit über die individuell geschuldete Zeit hinaus. Erfassung, Anordnung, Duldung und Ausgleich sind getrennte Fragen.

Vertrauensarbeitszeit

Modell mit Eigenverantwortung bei der Lage der Arbeitszeit. Die Pflicht zur Erfassung und die Grenzen des Arbeitszeitrechts bleiben grundsätzlich bestehen.

Rechtlicher Rahmen in Kürze

Viele Glossarbegriffe haben einen festen gesetzlichen Hintergrund. Das Arbeitszeitgesetz begrenzt die werktägliche Arbeitszeit auf grundsätzlich acht Stunden; eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist nur zulässig, wenn im Ausgleichszeitraum im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Es verlangt Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs und 45 Minuten bei mehr als neun Stunden Arbeitszeit (§ 4 ArbZG) sowie eine ununterbrochene Ruhezeit von grundsätzlich elf Stunden nach Arbeitsende (§ 5 ArbZG). Aufzeichnungen über die darüber hinausgehende Arbeitszeit sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG).

Die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit insgesamt folgt aus dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) auf Grundlage des EuGH-Urteils vom 14.05.2019 (C-55/18). Ein Referentenentwurf zur elektronischen Zeiterfassung vom Juni 2026 soll diese Pflicht gesetzlich konkretisieren, ist aber noch kein geltendes Recht. Eine ausführliche Einordnung für kleine Betriebe bietet die Seite zur Zeiterfassungspflicht.