Befristeter Arbeitsvertrag im Kleinbetrieb: Regeln, Fristen und typische Fehler

Zwei Wege: ohne Sachgrund oder mit Sachgrund

Das TzBfG kennt zwei Grundformen. Die sachgrundlose Befristung nach § 14 Abs. 2 ist einfach zu begründen, aber eng begrenzt. Die Sachgrundbefristung nach § 14 Abs. 1 braucht einen tragfähigen Grund, der bei Vertragsschluss vorliegen muss, kennt dafür aber weder eine Höchstdauer noch eine Höchstzahl von Verträgen.

Durch Tarifvertrag können Höchstdauer und Zahl der Verlängerungen bei der sachgrundlosen Befristung abweichend geregelt werden; nicht tarifgebundene Betriebe im Geltungsbereich eines solchen Tarifvertrags können dessen Regeln vertraglich übernehmen (§ 14 Abs. 2 Satz 3 und 4 TzBfG). Für die meisten kleinen Betriebe bleibt es bei zwei Jahren und drei Verlängerungen.

Sachgrundlose Befristung: zwei Jahre, drei Verlängerungen

Die zwei Jahre rechnen ab dem ersten Tag des ersten Vertrags. Innerhalb dieses Rahmens sind bis zu vier Vertragsabschnitte möglich – der Ursprungsvertrag plus drei Verlängerungen. Ein Beispiel:

Wer die zwei Jahre nicht ausschöpft – etwa Erstvertrag über 24 Monate –, hat keine Verlängerung mehr nötig. Wer dagegen in kleinen Schritten von drei Monaten befristet, ist nach drei Verlängerungen bei zwölf Monaten am Ende der Möglichkeiten, obwohl die zwei Jahre noch nicht erreicht sind. Für einen kleinen Betrieb ist deshalb meist sinnvoller, mit sechs oder zwölf Monaten zu beginnen.

Das Vorbeschäftigungsverbot und was „sehr lang zurückliegend“ heißt

Nach § 14 Abs. 2 Satz 2 TzBfG ist die sachgrundlose Befristung unzulässig, wenn mit demselben Arbeitgeber „bereits zuvor“ ein befristetes oder unbefristetes Arbeitsverhältnis bestanden hat. Arbeitgeber ist die juristische oder natürliche Person, mit der der Vertrag geschlossen wird – nicht der Betrieb. Gemeint ist jedes Arbeitsverhältnis, auch ein Minijob oder eine Aushilfstätigkeit. Ein Ausbildungsverhältnis oder eine frühere Beschäftigung als Leiharbeitnehmer im selben Betrieb ist nach der Rechtsprechung kein Arbeitsverhältnis mit demselben Arbeitgeber.

Das Bundesarbeitsgericht hatte die Vorschrift ab 2011 so ausgelegt, dass eine Vorbeschäftigung, die mehr als drei Jahre zurückliegt, nicht schadet. Das Bundesverfassungsgericht hat diese Auslegung 2018 verworfen: Die Gerichte dürfen den klaren Willen des Gesetzgebers nicht durch eine feste Karenzzeit ersetzen (BVerfG, 06.06.2018 – 1 BvL 7/14, 1 BvR 1375/14). Zugleich hat es eine Ausnahme zugelassen, wenn das Verbot unzumutbar wäre, weil keine Gefahr einer Kettenbefristung besteht – etwa bei einer Vorbeschäftigung, die sehr lang zurückliegt, ganz anders geartet war oder von sehr kurzer Dauer gewesen ist. Als Beispiele nennt das Gericht geringfügige Nebenbeschäftigungen während der Schul- oder Studienzeit oder eine Unterbrechung der Erwerbsbiografie durch eine längere Familienzeit.

Eine feste Grenze gibt es also nicht. Für die Praxis heißt das: Wer eine Bewerberin oder einen Bewerber schon einmal beschäftigt hat – und sei es als Schülerjob vor einigen Jahren –, sollte nicht sachgrundlos befristen, sondern unbefristet einstellen oder einen echten Sachgrund nutzen. Der Personalfragebogen bei der Einstellung kann die Frage nach einer früheren Beschäftigung im Unternehmen enthalten; Hinweise dazu im Beitrag zum Personalfragebogen. Eine falsche Antwort lässt die Befristung aber nicht wirksam werden; sie kann allenfalls eine Anfechtung des Vertrags begründen.

Sonderregel ab der Regelaltersgrenze seit 1. Januar 2026

Für Beschäftigte, die die Regelaltersgrenze erreicht haben, gilt das Vorbeschäftigungsverbot seit dem 1. Januar 2026 nicht mehr, wenn jeder einzelne Vertrag die Grenzen des § 14 Abs. 2 Satz 1 TzBfG einhält und bei demselben Arbeitgeber insgesamt acht Jahre und zwölf befristete Verträge nicht überschritten werden (§ 41 Abs. 2 SGB VI). Damit kann ein kleiner Betrieb eine langjährige Kraft nach dem Renteneintritt sachgrundlos weiterbeschäftigen. Eine Vereinbarung, nach der das Arbeitsverhältnis mit Erreichen der Regelaltersgrenze endet, braucht bereits seit dem 1. Januar 2025 nur noch Textform (§ 41 Abs. 3 SGB VI, eingeführt mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz).

Sonderfälle: Gründer und ältere Beschäftigte

Existenzgründer (§ 14 Abs. 2a TzBfG): In den ersten vier Jahren nach Gründung eines Unternehmens ist eine sachgrundlose Befristung bis zu vier Jahren zulässig, innerhalb dieser Zeit mit beliebig vielen Verlängerungen. Maßgeblich ist die Aufnahme der Erwerbstätigkeit, die nach § 138 AO dem Finanzamt oder der Gemeinde mitzuteilen ist. Der Vertrag muss innerhalb der Vier-Jahres-Phase geschlossen werden; seine Laufzeit darf darüber hinausreichen. Nicht privilegiert sind Neugründungen im Zusammenhang mit Umstrukturierungen von Unternehmen und Konzernen. Das Vorbeschäftigungsverbot gilt auch hier.

Ältere Beschäftigte (§ 14 Abs. 3 TzBfG): Hat die beschäftigte Person bei Beginn das 52. Lebensjahr vollendet und war sie unmittelbar vorher mindestens vier Monate beschäftigungslos im Sinne des § 138 Abs. 1 Nr. 1 SGB III, hat Transferkurzarbeitergeld bezogen oder an einer öffentlich geförderten Beschäftigungsmaßnahme teilgenommen, ist eine sachgrundlose Befristung bis zu fünf Jahren mit mehrfacher Verlängerung zulässig. Ein Vorbeschäftigungsverbot enthält Abs. 3 nicht. Die Voraussetzungen sollten mit einer Bescheinigung der Agentur für Arbeit belegt werden.

Sachgründe, die im kleinen Betrieb vorkommen

§ 14 Abs. 1 TzBfG nennt acht Beispiele („insbesondere“), die Liste ist nicht abschließend. Im kleinen Betrieb tauchen vor allem diese auf:

Auch Sachgrundbefristungen lassen sich nicht beliebig aneinanderreihen. Das BAG prüft Ketten auf institutionellen Rechtsmissbrauch, wenn die Gesamtdauer acht Jahre übersteigt oder mehr als zwölf Verlängerungen vereinbart wurden; ab zehn Jahren oder mehr als 15 Verlängerungen wird Missbrauch in der Regel vermutet (BAG, 26.10.2016 – 7 AZR 135/15). Wer eine Elternzeitvertretung plant, findet die Besonderheiten des § 21 BEEG im Beitrag zum Elternzeit beantragen.

Schriftform: Unterschrift vor dem ersten Arbeitstag

Die Befristungsabrede bedarf nach § 14 Abs. 4 TzBfG der Schriftform. Das bedeutet nach § 126 BGB: eine Urkunde mit eigenhändiger Unterschrift beider Vertragsparteien, bei zwei gleichlautenden Exemplaren unterschreibt jede Seite das für die andere bestimmte. Gleichwertig ist die elektronische Form mit qualifizierter elektronischer Signatur beider Seiten (§ 126 Abs. 3, § 126a BGB) – anders als bei der Kündigung, für die § 623 BGB die elektronische Form ausdrücklich ausschließt. Eine einfache E-Mail, ein Scan, ein PDF mit eingefügter Unterschriftsgrafik oder eine einfache E-Signatur genügen nicht.

Entscheidend ist der Zeitpunkt. Wird die Arbeit aufgenommen, bevor beide Unterschriften vorliegen, entsteht ein unbefristetes Arbeitsverhältnis; eine spätere schriftliche Fixierung heilt den Formmangel nicht rückwirkend (BAG, 16.04.2008 – 7 AZR 1048/06). Ebenso unwirksam ist die Befristung, wenn die beschäftigte Person ein unterschriebenes Angebot schickt und der Arbeitgeber es nicht schriftlich, sondern nur durch Entgegennahme der Arbeit annimmt (BAG, 14.12.2016 – 7 AZR 717/14). Im kleinen Betrieb passiert das typischerweise so: Die neue Kraft fängt am Montag an, „den Vertrag machen wir in Ruhe nächste Woche“. Ab Montag ist sie unbefristet beschäftigt.

Die Folgen regelt § 16 TzBfG. Ist die Befristung nur wegen des Formmangels unwirksam, darf der Arbeitgeber den nun unbefristeten Vertrag zwar schon vor dem vereinbarten Ende ordentlich kündigen. In einem Betrieb mit in der Regel mehr als zehn Arbeitnehmern braucht er dafür nach sechs Monaten aber einen Kündigungsgrund nach dem Kündigungsschutzgesetz. Im Kleinbetrieb bleibt die ordentliche Kündigung mit den Fristen des § 622 BGB möglich; die Grenzen dafür beschreibt der Beitrag zum Kündigungsschutz im Kleinbetrieb.

Nicht verwechseln: Schriftform der Befristung und Nachweisgesetz

Seit dem 1. Januar 2025 dürfen die wesentlichen Vertragsbedingungen nach dem Nachweisgesetz in Textform übermittelt werden, wenn die beschäftigte Person den Empfang bestätigt (§ 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG; nicht in den Branchen des § 2a SchwarzArbG). Zu diesen Bedingungen gehört bei befristeten Verträgen das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer (§ 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 NachwG). Diese Erleichterung betrifft nur den Nachweis. Die Befristungsabrede selbst braucht weiterhin die Schriftform nach § 14 Abs. 4 TzBfG; das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat daran nichts geändert, sondern nur die Altersgrenzen-Befristung in § 41 Abs. 3 SGB VI von der Schriftform befreit.

Verlängerung oder Änderung? Der häufigste Fehler

Eine „Verlängerung“ im Sinne des § 14 Abs. 2 TzBfG liegt nach der ständigen Rechtsprechung des BAG nur vor, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind: Die Vereinbarung wird vor Ablauf des laufenden Vertrags schriftlich getroffen, und es wird nur die Laufzeit geändert, während alle übrigen Arbeitsbedingungen gleich bleiben. Wird zugleich die Wochenarbeitszeit, das Gehalt oder die Tätigkeit geändert, handelt es sich um einen neuen befristeten Vertrag – und dieser scheitert am Vorbeschäftigungsverbot. Ergebnis: unbefristetes Arbeitsverhältnis.

Praktisch heißt das: Gehaltserhöhung und Verlängerung zeitlich und urkundlich trennen, die Verlängerungsvereinbarung mehrere Wochen vor dem Enddatum vorbereiten und vor dem letzten Arbeitstag von beiden Seiten unterschreiben lassen.

Kündigung, Probezeit und Weiterarbeit nach Fristende

Kündigung nur mit Klausel: Ein befristetes Arbeitsverhältnis ist nur dann ordentlich kündbar, wenn das einzelvertraglich oder im anwendbaren Tarifvertrag vereinbart ist (§ 15 Abs. 4 TzBfG). Fehlt die Klausel, ist bis zum Enddatum nur eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund möglich – für beide Seiten. Gerade für den Kleinbetrieb ist das ein Unterschied zum unbefristeten Vertrag: Dort ist eine ordentliche Kündigung ohne Kündigungsschutzgesetz jederzeit mit den Fristen des § 622 BGB möglich, beim befristeten Vertrag ohne Klausel gar nicht. Eine Kündigungsklausel gehört deshalb in jeden befristeten Vertrag.

Probezeit: Eine vereinbarte Probezeit muss im Verhältnis zur erwarteten Dauer der Befristung und zur Art der Tätigkeit stehen (§ 15 Abs. 3 TzBfG). Eine Probezeit, die die gesamte Befristung umfasst, ist in der Regel unverhältnismäßig; die Kündigung wirkt dann erst mit der regulären Frist (BAG, 05.12.2024 – 2 AZR 275/23). Einen festen Prozentsatz gibt es nicht; vier Monate Probezeit bei einer einjährigen Befristung hat das BAG im konkreten Fall gebilligt (BAG, 30.10.2025 – 2 AZR 160/24). Fristen und Berechnung erklärt ausführlich der Beitrag zur Kündigungsfrist in der Probezeit.

Weiterarbeit nach Fristende: Arbeitet die beschäftigte Person nach dem vereinbarten Ende mit Wissen des Arbeitgebers weiter und widerspricht dieser nicht unverzüglich, gilt das Arbeitsverhältnis als auf unbestimmte Zeit verlängert (§ 15 Abs. 6 TzBfG). Bei Zweckbefristungen endet der Vertrag frühestens zwei Wochen nach Zugang der schriftlichen Mitteilung über die Zweckerreichung (§ 15 Abs. 2). Eine laufende Schwangerschaft oder Elternzeit verhindert das Ende durch Fristablauf nicht; eine Nichtverlängerung gerade wegen einer Schwangerschaft kann aber eine Benachteiligung nach dem AGG sein.

Entfristungsklage: drei Wochen nach dem vereinbarten Ende

Hält die beschäftigte Person die Befristung für unwirksam, muss sie innerhalb von drei Wochen nach dem vereinbarten Ende Klage beim Arbeitsgericht erheben (§ 17 Satz 1 TzBfG). Die Klage kann auch schon während der Laufzeit erhoben werden. Versäumt sie die Frist, gilt die Befristung als wirksam (§ 17 Satz 2 TzBfG i. V. m. § 7 KSchG); eine nachträgliche Zulassung ist unter den Voraussetzungen des § 5 KSchG möglich. Die Frist gilt unabhängig von der Betriebsgröße – im Kleinbetrieb ebenso wie im Konzern. Wird nach dem Ende weitergearbeitet, beginnt sie erst mit Zugang der schriftlichen Erklärung des Arbeitgebers, das Arbeitsverhältnis sei durch die Befristung beendet (§ 17 Satz 3).

Weitere Pflichten rund um das Ende: Der Arbeitgeber soll die beschäftigte Person frühzeitig auf die Pflicht zur Arbeitsuchendmeldung hinweisen (§ 2 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 SGB III). Sie muss sich spätestens drei Monate vor dem Ende bei der Agentur für Arbeit melden, bei kürzerer Kenntnis binnen drei Tagen (§ 38 Abs. 1 SGB III). Wer länger als sechs Monate beschäftigt ist und in Textform den Wunsch nach einem unbefristeten Vertrag äußert, hat Anspruch auf eine begründete Antwort in Textform binnen eines Monats (§ 18 Abs. 2 TzBfG). Und befristet Beschäftigte dürfen nicht schlechter behandelt werden als unbefristete – etwa bei Sonderzahlungen, die anteilig zu gewähren sind (§ 4 Abs. 2 TzBfG).

Was die Koalition für 2027 plant – und was davon gilt

Der Koalitionsausschuss von CDU/CSU und SPD hat am 2. Juli 2026 im „Programm für Aufschwung und Beschäftigung“ Änderungen am Befristungsrecht angekündigt. Mit Stand 27. Oktober 2026 liegt dazu nach den ausgewerteten Quellen kein im Bundestag eingebrachter Gesetzentwurf vor; im Oktober 2026 beraten wurde lediglich die Reform des Wissenschaftszeitvertragsgesetzes, die das allgemeine TzBfG nicht ändert.

Bis ein Gesetz verkündet ist, sollten Verträge strikt nach geltendem Recht gestaltet werden. Wer heute eine sachgrundlose Befristung über 24 Monate oder per E-Mail vereinbart, schließt einen unbefristeten Vertrag – unabhängig davon, was später beschlossen wird.

Befristung im Kleinbetrieb: lohnt sie sich überhaupt?

In Betrieben mit in der Regel nicht mehr als zehn Arbeitnehmern gilt das Kündigungsschutzgesetz nicht (§ 23 Abs. 1 KSchG). Ein unbefristeter Vertrag lässt sich dort nach der Probezeit mit den Fristen des § 622 BGB ohne soziale Rechtfertigung kündigen, Grenzen setzen vor allem Sonderkündigungsschutz, AGG und Treu und Glauben. Die Befristung bringt dem kleinen Betrieb deshalb weniger Flexibilität als einem größeren. Sinnvoll bleibt sie trotzdem in drei Fällen:

• Planbares Ende ohne Kündigung: Das Arbeitsverhältnis endet mit Fristablauf, ohne Kündigungsfrist, ohne Kündigungsschreiben und auch dann, wenn zu diesem Zeitpunkt Sonderkündigungsschutz bestünde.
• Schwellenwerte: Wer mit einer Vertretung oder Saisonkraft über die Zehner-Schwelle rutschen könnte, behält mit klar befristeten Verträgen den Überblick. Für Elternzeitvertretungen gilt die Zählregel des § 21 Abs. 7 BEEG.
• Ehrliche Erwartung: Bei Vertretungen und Projekten weiß die beschäftigte Person von Anfang an, woran sie ist.

Der Preis sind Formstrenge und die fehlende Kündbarkeit ohne Klausel. Ein befristeter Vertrag ohne Kündigungsklausel bindet den Kleinbetrieb fester als ein unbefristeter.

Zeiterfassung und Dienstplan bei befristet Beschäftigten

Für befristet Beschäftigte gelten dieselben Aufzeichnungspflichten wie für alle anderen: Erfassung der gesamten Arbeitszeit nach der Rechtsprechung des BAG (1 ABR 22/21), Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer binnen sieben Tagen für Minijobber und in den Branchen des § 2a SchwarzArbG nach § 17 MiLoG. Hintergrund auf der Seite zur Zeiterfassungspflicht. Bei Befristungen kommen zwei Punkte hinzu, an denen sich Zeitdaten und Vertragsrecht berühren.

Erstens das Enddatum im Dienstplan. Wenn Schichten über das vereinbarte Ende hinaus geplant und gearbeitet werden, ist § 15 Abs. 6 TzBfG schnell erfüllt: Weiterarbeit mit Wissen des Arbeitgebers. Das Enddatum sollte deshalb im Planungs- und Zeiterfassungssystem hinterlegt sein, damit nach dem letzten Vertragstag keine Schichten mehr zugewiesen werden – es sei denn, die Verlängerung ist vorher unterschrieben. Zweitens die Schlussabrechnung: Resturlaub, Teilurlaub nach § 5 BUrlG und der Stand des Arbeitszeitkontos müssen zum Enddatum feststehen. Ein Guthaben, das nicht mehr abgebaut werden kann, ist auszuzahlen. Wie lange die Nachweise danach aufzubewahren sind, steht im Beitrag zu Arbeitszeitnachweisen und Aufbewahrungsfristen.

Ein Planungssystem nimmt keine dieser Entscheidungen ab, kann aber Eintritts- und Austrittsdaten, Stundenkonten und Abwesenheiten an einer Stelle zusammenführen. Im Systemvergleich stehen mehrere Lösungen nebeneinander; in Aplano etwa werden Dienstplan, Zeiterfassung, Urlaubs- und Stundenkonten gemeinsam geführt, Zeiterfassung ist im Pro-Tarif zu 4,50 Euro pro Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt. enthalten.

Die Hinweise ersetzen keine Prüfung im Einzelfall. Bei Kettenbefristungen, Vorbeschäftigung oder Streit über die Wirksamkeit einer Befristung ist arbeitsrechtliche Beratung sinnvoll.