Elternzeit beantragen: Fristen, Form und was Arbeitgeber im Kleinbetrieb beachten müssen

Elternzeit und Elterngeld: zwei verschiedene Dinge

Im Alltag werden beide Begriffe oft vermischt. Für den Arbeitgeber ist die Unterscheidung wichtig, weil er nur mit einem der beiden zu tun hat.

Man kann Elternzeit ohne Elterngeld nehmen (etwa im dritten Lebensjahr) und Elterngeld beziehen, ohne in Elternzeit zu sein (etwa bei einer Teilzeit, die ohnehin unter 32 Wochenstunden liegt). Für Geburten seit dem 1. April 2025 entfällt der Elterngeldanspruch, wenn das zu versteuernde Einkommen beider Elternteile zusammen im letzten Veranlagungszeitraum vor der Geburt mehr als 175.000 Euro betrug (§ 1 Abs. 8 BEEG). Auf den Anspruch auf Elternzeit hat diese Grenze keinen Einfluss. Diskussionen über eine Elterngeldreform betreffen mit Stand Oktober 2026 nur Entwürfe und Entschließungen; beschlossen ist dazu nichts.

Fristen nach § 16 BEEG im Überblick

Die Fristen rechnen rückwärts vom gewünschten ersten Tag der Elternzeit. Entscheidend ist der Zugang beim Arbeitgeber, nicht das Absendedatum. Bei dringenden Gründen ist ausnahmsweise eine angemessene kürzere Frist möglich (§ 16 Abs. 1 Satz 3 BEEG); ein Beispiel ist eine Frühgeburt, wenn der zweite Elternteil die Elternzeit unmittelbar ab Geburt nehmen will.

Eine verspätete Anmeldung ist nicht unwirksam. Nach verbreiteter Auffassung verschiebt sich lediglich der Beginn der Elternzeit auf den frühesten Tag, an dem die Frist gewahrt ist – es sei denn, der Arbeitgeber ist mit dem früheren Beginn einverstanden. Im kleinen Team ist das Einvernehmen meist der pragmatische Weg, sollte aber in Textform festgehalten werden.

Form: Textform seit 1. Mai 2025, Schriftform für ältere Kinder

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz hat der Gesetzgeber in § 16 Abs. 1 BEEG die Schriftform durch die Textform ersetzt. Textform nach § 126b BGB verlangt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, die die erklärende Person nennt – eine E-Mail, ein Brief ohne Unterschrift oder ein PDF genügt. Eine Unterschrift ist nicht nötig.

Die Änderung gilt aber nicht für alle Beschäftigten. Nach der Übergangsvorschrift in § 28 Abs. 1b BEEG ist für Kinder, die nach dem 31. März 2024 und vor dem 1. Mai 2025 geboren oder zur Adoption aufgenommen wurden, das Gesetz in der bis zum 30. April 2025 geltenden Fassung weiter anzuwenden. Für ältere Kinder gelten die jeweils noch älteren Fassungen, die ebenfalls Schriftform verlangen. Wer also Elternzeit für ein Kind mit Geburtsdatum vor dem 1. Mai 2025 verlangt – auch einen späteren Anteil nach dem dritten Geburtstag –, muss die Schriftform wahren: ein Schreiben mit eigenhändiger Unterschrift im Original.

Wie streng diese Schriftform ist, zeigt ein Fall aus einer Anwaltskanzlei mit nicht mehr als zehn Beschäftigten: Eine Mitarbeiterin hatte ihre Elternzeit per Telefax angemeldet. Das BAG entschied, dass ein Telefax die Schriftform nicht wahrt, das Elternzeitverlangen deshalb nichtig war und der Sonderkündigungsschutz nach § 18 BEEG nicht eingriff. Die spätere Kündigung des Arbeitgebers war wirksam (BAG, 10.05.2016 – 9 AZR 145/15). Das Berufen auf den Formmangel kann zwar ausnahmsweise rechtsmissbräuchlich sein, wenn besondere Umstände hinzukommen; im entschiedenen Fall verneinte das BAG das.

Für den Betrieb heißt das: Das Geburtsdatum des Kindes entscheidet über die Form. Bei einer per E-Mail eingegangenen Erklärung für ein älteres Kind ist ein freundlicher, dokumentierter Hinweis auf die Schriftform fairer und rechtlich sicherer, als den Formfehler später gegen die beschäftigte Person zu verwenden.

Was im Elternzeitverlangen stehen sollte

• Name des Kindes und Geburtsdatum (oder voraussichtlicher Entbindungstermin)
• Beginn und Ende jedes Elternzeitabschnitts, bei Elternzeit bis zum dritten Geburtstag mindestens für die nächsten zwei Jahre
• ob während der Elternzeit eine Teilzeit beim selben Arbeitgeber gewünscht ist (Umfang, Verteilung)
• Datum und Name, bei Kindern mit Geburt vor dem 1. Mai 2025 eigenhändige Unterschrift

Bindung für zwei Jahre und Aufteilung in drei Abschnitte

Die Festlegung nach § 16 Abs. 1 Satz 2 BEEG ist verbindlich. Will die beschäftigte Person die Elternzeit innerhalb dieser zwei Jahre vorzeitig beenden oder verlängern, braucht sie die Zustimmung des Arbeitgebers (§ 16 Abs. 3 Satz 1 BEEG). Ausnahmen: Eine vorzeitige Beendigung wegen der Geburt eines weiteren Kindes oder wegen eines besonderen Härtefalls kann der Arbeitgeber nur binnen vier Wochen aus dringenden betrieblichen Gründen schriftlich ablehnen, und für die Mutterschutzfristen eines weiteren Kindes kann die Elternzeit ohne Zustimmung beendet werden. Die Zeit nach dem Zwei-Jahres-Zeitraum muss noch nicht festgelegt werden.

Jeder Elternteil kann seine Elternzeit auf drei Zeitabschnitte verteilen; weitere Abschnitte nur mit Zustimmung des Arbeitgebers (§ 16 Abs. 1 Satz 6 BEEG). Liegt der dritte Abschnitt nach dem dritten Geburtstag, kann der Arbeitgeber ihn innerhalb von acht Wochen nach Zugang aus dringenden betrieblichen Gründen ablehnen. Beide Eltern können gleichzeitig oder nacheinander in Elternzeit gehen (§ 15 Abs. 3 BEEG). Für den Kleinbetrieb sind die zersplitterten Varianten die planerisch schwierigsten: Ein Vater, der zwei Monate nach der Geburt, zwei Monate im zweiten Lebensjahr und ein Jahr vor der Einschulung nimmt, bindet die Vertretungsplanung über sechs Jahre.

Kündigungsschutz nach § 18 BEEG

Ab dem Zeitpunkt, zu dem Elternzeit verlangt wurde, darf der Arbeitgeber nicht kündigen – frühestens jedoch acht Wochen vor einer Elternzeit bis zum dritten Geburtstag und frühestens 14 Wochen vor einer Elternzeit danach. Während der Elternzeit gilt das Verbot durchgehend. Es gilt auch für Beschäftigte, die während der Elternzeit beim selben Arbeitgeber in Teilzeit arbeiten (§ 18 Abs. 2 Nr. 1 BEEG).

Anders als der allgemeine Kündigungsschutz hängt dieser Sonderkündigungsschutz nicht von der Betriebsgröße und nicht von der sechsmonatigen Wartezeit ab. Auch der Betrieb mit vier Beschäftigten, in dem das Kündigungsschutzgesetz nicht gilt, kann einer Person in Elternzeit nicht einfach kündigen. Eine Kündigung ist nur möglich, wenn die zuständige Arbeitsschutzbehörde des Landes sie vorher für zulässig erklärt hat. Die Allgemeine Verwaltungsvorschrift zum Kündigungsschutz bei Elternzeit nennt als besondere Fälle etwa die Stilllegung des Betriebs oder eine Gefährdung der wirtschaftlichen Existenz des Arbeitgebers. Eine Regel betrifft ausdrücklich Kleinstbetriebe: In Betrieben mit in der Regel fünf oder weniger Arbeitnehmern (ohne Auszubildende) kann ein besonderer Fall vorliegen, wenn der Arbeitgeber zur Fortführung des Betriebs dringend auf eine qualifizierte Ersatzkraft angewiesen ist, die er nur unbefristet einstellen kann. Die Behörde entscheidet nach Ermessen; ein Automatismus ist das nicht.

Was bei Kündigungen im kleinen Betrieb sonst gilt – Schwellenwert, Wartezeit und Fristen –, erklärt der Beitrag zum Kündigungsschutz im Kleinbetrieb. Wichtig für die Zählung: Beschäftigte in Elternzeit werden bei Schwellenwerten nicht mitgezählt, solange für sie eine befristete Vertretung nach § 21 BEEG eingestellt ist (§ 21 Abs. 7 BEEG). Der Betrieb wächst rechnerisch also nicht über die Zehner- oder Fünfzehner-Schwelle, nur weil eine Vertretung hinzukommt.

Teilzeit in Elternzeit: die 15er-Schwelle

Während der Elternzeit darf die beschäftigte Person bis zu 32 Wochenstunden im Monatsdurchschnitt arbeiten (§ 15 Abs. 4 BEEG). Für den Kleinbetrieb ist die entscheidende Frage, ob er einer solchen Teilzeit zustimmen muss.

Die Zahl 15 wird nach Köpfen ermittelt; eine anteilige Zählung von Teilzeitkräften wie beim Kündigungsschutzgesetz sieht § 15 Abs. 7 BEEG nicht vor. Auch der allgemeine Teilzeitanspruch nach § 8 TzBfG setzt mehr als 15 Arbeitnehmer voraus. Kleinbetriebe haben hier also tatsächlich Spielraum. Sinnvoll ist er trotzdem selten als glattes Nein: Eine eingearbeitete Kraft, die mit 15 oder 20 Stunden früher zurückkommt, ist für ein kleines Team meist wertvoller als eine neue Aushilfe. Arbeitet die Person in Elternzeit beim selben Arbeitgeber in Teilzeit, entfällt außerdem das Recht, den Urlaub zu kürzen (§ 17 Abs. 1 Satz 2 BEEG).

Eine Teilzeit bei einem anderen Arbeitgeber oder eine selbstständige Tätigkeit während der Elternzeit braucht die Zustimmung des eigenen Arbeitgebers. Er kann sie nur innerhalb von vier Wochen aus dringenden betrieblichen Gründen in Textform verweigern (§ 15 Abs. 4 Satz 3 und 4 BEEG).

Urlaub: Kürzung nach § 17 BEEG

Der Arbeitgeber kann den Erholungsurlaub für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel kürzen. Das geschieht nicht automatisch: Nötig ist eine Kürzungserklärung, die der beschäftigten Person zugehen muss; sie kann vor, während oder nach der Elternzeit abgegeben werden, aber nur solange der Urlaubsanspruch noch besteht. Nach Ende des Arbeitsverhältnisses ist eine Kürzung des Abgeltungsanspruchs nicht mehr möglich. Das BAG hält die Regel für vereinbar mit dem Unionsrecht (BAG, 19.03.2019 – 9 AZR 362/18).

Wie Bruchteile von Urlaubstagen behandelt werden, sollte der Betrieb einheitlich festlegen; die Aufrundung ab einem halben Tag in § 5 Abs. 2 BUrlG ist für Teilurlaubsansprüche geregelt. Resturlaub aus der Zeit vor der Elternzeit verfällt nicht, sondern ist im laufenden oder nächsten Urlaubsjahr nach der Rückkehr zu gewähren (§ 17 Abs. 2 BEEG); endet das Arbeitsverhältnis während oder nach der Elternzeit, ist er abzugelten (Abs. 3). Ob und wie ein tarifliches oder vertragliches Urlaubsgeld in Elternzeitmonaten gezahlt wird, hängt von dessen Zweck und der jeweiligen Regelung ab – Details im Beitrag zum Urlaubsgeld im Kleinbetrieb.

Bescheinigung durch den Arbeitgeber

Der Arbeitgeber hat die Elternzeit zu bescheinigen (§ 16 Abs. 1 Satz 8 BEEG). Ein amtliches Formular gibt es nicht. Üblich sind Name, Geburtsdatum des Kindes, die Zeiträume der Elternzeit und ggf. eine vereinbarte Teilzeit. Die Bescheinigung braucht die beschäftigte Person unter anderem bei einem späteren Arbeitgeberwechsel: Der neue Arbeitgeber darf verlangen, dass sie bereits genommene Elternzeit durch eine Bescheinigung des früheren Arbeitgebers nachweist (Satz 9). Eine Zustimmung oder Genehmigung ist die Bescheinigung nicht – die Elternzeit tritt mit dem wirksamen Verlangen ein, nicht mit der Bestätigung.

Vertretung, Dienstplan und Zeiterfassung im Kleinbetrieb

Für die Vertretung erlaubt § 21 BEEG eine befristete Einstellung mit Sachgrund für die Dauer der Elternzeit (auch für Teile davon) zuzüglich einer Einarbeitungszeit. Endet die Elternzeit ohne Zustimmung des Arbeitgebers vorzeitig, kann der befristete Vertrag mit einer Frist von mindestens drei Wochen gekündigt werden, frühestens zum Ende der Elternzeit (§ 21 Abs. 4 BEEG). Oft reicht im kleinen Team aber eine Kombination aus Mehrstunden bestehender Kräfte, einer Aushilfe auf Minijob-Basis und einer angepassten Schichtverteilung.

Diese Lösungen haben eine Kehrseite, die in der Zeiterfassung sichtbar werden muss. Wer dauerhaft die Lücke füllt, sammelt Überstunden an, gerät an die Höchstarbeitszeit von zehn Stunden täglich oder an die Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz. Die Pflicht zur vollständigen Arbeitszeiterfassung gilt unabhängig von der Betriebsgröße – Hintergrund auf der Seite zur Zeiterfassungspflicht. Für Aushilfen gelten zusätzlich die Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz, siehe Zeiterfassung für Minijobber und Aushilfen.

Ein Zeitguthaben auf dem Arbeitszeitkonto bleibt durch die Elternzeit grundsätzlich bestehen; ob es vorher abgebaut, ausgezahlt oder nach der Rückkehr fortgeführt wird, richtet sich nach der Vereinbarung im Betrieb. Klare Kontostände vor dem ersten Tag der Elternzeit vermeiden Streit nach zwölf oder 24 Monaten – mehr dazu im Beitrag Krankheit, Urlaub und Feiertag im Stundenkonto.

Ein Planungs- und Zeiterfassungssystem nimmt dem Betrieb die Arbeit nicht ab, macht aber Abwesenheiten, Mehrstunden der Vertretenden und Teilzeitstunden während der Elternzeit an einer Stelle sichtbar. Im Systemvergleich stehen mehrere Lösungen nebeneinander; in Aplano etwa werden Abwesenheiten, Urlaubskonten und Stundenkonten gemeinsam mit dem Dienstplan geführt, Zeiterfassung ist im Pro-Tarif zu 4,50 Euro pro Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt. enthalten.

Die Hinweise ersetzen keine Prüfung im Einzelfall. Vor einer Kündigung im Zusammenhang mit einer Elternzeit oder bei Streit über Form und Fristen ist arbeitsrechtliche Beratung sinnvoll.